AVTALE OM DEPOT

Avtale om deponering av kommunalt arkiv er i dag inngått mellom ………… kommune (kommunen) og Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN).

1. Hjemmel for avtalen

Kommunen har med hjemmel i arkivforskriftens § 5-1 og i styrevedtak i Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN), sak 05/14, vedtatt å overføre depotoppgaver til IKAN.

2. Generelt

Kommunen beholder eieransvaret for avlevert arkivmateriale, mens IKAN overtar forvaltningsansvaret. Riksarkivarens ”Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner” ligger til grunn for partenes oppgaver etter denne avtalen når ikke annet er beskrevet.

3. Kommunens oppgaver

· Før avlevering blir avtalt, skal alt materiale være ordnet, merket og listeført i tråd med arkivforskriften § 5–4 og normalinstruksen pkt. 3.1 og 3.4.

· Materialet skal være tilrettelagt for avlevering i tråd med normalinstruksen pkt. 3.2.

· Materialet skal pakkes og merkes i tråd med normalinstruksen pkt. 3.3.

· Når det blir aktuelt å avlevere elektronisk materiale, skal avleveringen følge ”Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkiv i Nordland” eller bestemmelsene i normalinstruksen pkt. 4.

· Personregistermateriale avleveres i tråd med gjeldende instruks fra IKAN

· Kommunen har ansvar for transport av materialet til depotet.

4. IKANs oppgaver

· IKAN skal gi kommunen nødvendig veiledning før avlevering av arkivmateriale.

· Arkivmaterialet skal oppbevares og sikres i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene i arkivforskriften §§ 4-1 – 4-9.

· IKAN skal holde oversikt over alle tilvekster og den totale arkivbestand i tråd med arkivforskriften § 5.5.

· IKAN skal legge til rette for at publikum kan få tilgang til arkivmaterialet innenfor bestemmelsene om innsynsrett, taushetsplikt og gradering.

· IKAN skal forvalte arkivmaterialet i tråd med arkivforskriften og ”Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer ” (Riksarkivaren 1998).

· Publisere arkivlister for kommunen sine arkiver på IKANs nettsted

5. Tilbakelån

Kommunen kan låne tilbake arkivmateriale når det er nødvendig for saksbehandling eller andre interne formål. Alternativt kan det leveres elektroniske eller analoge kopier av materialet. Ved tilbakelån gjelder bestemmelsene i normalinstruksen pkt. 5

6. Avgifter

Kommunen betaler for papirarkiv kr. 200,– per hyllemeter i året for depottjenesten. Deponeringsavgift for elektroniske arkiv er på …… pr år. Beløpet faktureres per 30.6. hvert år. Representantskapet i IKAN bestemmer framtidig endring av satsene.

Frakt av arkivmateriale (avleveringer) til IKAN betales av kommunen. IKAN betaler for frakt av utlånte arkivstykke/kopier til kommunen, kommunen betaler returfrakt

7. Gyldighet og oppsigelse

Denne avtalen er skrevet i to eksemplarer og gjelder fra dd.mm.åååå. Avtalen kan sies opp av en av partene med en oppsigelsestid på tre år.

8. Verneting

Partene vedtar IKANs verneting i alle tvister som gjelder forståelsen av denne avtalen

, ................................ Bodø, ………………..

........................................................ ......................................................

Kommunen IKAN