Formål

Post- og arkivrutiner skal være retningsgivende for dokumenthåndteringen i Rødøy kommune. Det overordnede målet er å få en kontrollert behandling av posten, slik at man hele tiden har oversikt over Rødøy kommunes fullstendige dokumentproduksjon. Rutinene skal også sikre at saksbehandling blir tilstrekkelig dokumentert. Denne oversikten skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utenfor arkivet.

Post- og arkivrutinene er utarbeidet i tråd med Forskrift om offentlege arkiv kapittel III.

Postmottak og sortering

Inngående post skal leveres til arkivtjenesten, som er ansvarlig for behandling av all post til sentraladministrasjon og etater i kommunen før den går til saksbehandling.

Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende, med mindre det er gjort en skriftlig avtale om noe annet. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være sakspost til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post.

Telefaks og e-post skal behandles som vanlig post. Enhver saksbehandler er ansvarlig for at e-post de mottar importeres inn i sak-/arkivsystemet.

Ikke arkivverdig post som reklame, invitasjoner, rundskriv etc. som mottas, sorteres ut og sendes direkte til gjeldende avdeling/etat.

Så lenge det ikke foreligger tilfredsstillende krypteringsordninger, er det forbudt å sende sensitive opplysninger via e-post. Kommunen bør likeledes prøve å forebygge at privatpersoner sender sensitiv informasjon elektronisk, f.eks. ved at kontaktinformasjon på kommunens hjemmesider suppleres med advarsel mot sikkerhetsrisiko ved denne typen bruk av e-post.

Sensitive opplysninger kan sendes ut elektronisk via sak- og arkivsystemet, og tjenesten SvarUt.

Poståpning og fordeling

Post til kommunen skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det alltid være to ansatte til stede.

Konvolutter merket med «Anbud» skal ikke åpnes, men konvoluttene skal stemples med dagens dato og klokkeslett.

Etter at posten er åpnet, skal posten deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost).

Arkivverdig post sorteres etter hvor det skal journalføres. Saksdokument som skal inn i fagsystemer, legges i mapper og viderefordeles til rett etat/avdeling. All annen arkivverdig post skannes og importeres i sak-/arkivsystemet hvor det viderefordeles til saksbehandler. Etter tre måneder kan post som er importert i sak-/arkivsystemet makuleres.

Fakturaer datostemples og legges til skanning. Lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Arkivbegrensning

Som ikke arkivverdig post (informasjonspost) regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer, og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke
tilfredsstiller kravene som skisseres nedenfor til arkivverdig post.

Informasjonsposten skal ikke journalføres, men fordeles til etater/avdelinger. For at post skal regnes som arkivverdig (sakspost), stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokument for organet etter
offentleglova §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, eller det må ha verdi som dokumentasjon.

Offentlighetsvurdering og gradering

Hovedansvaret for offentlighetsvurdering og gradering av saker og dokumenter ligger hos saksbehandler. Arkivtjenesten kommer med forslag til graderingskode. Saksbehandler vurderer

forslaget og endrer eventuelt til riktig kode.

Hovedregel for unntak fra offentlighet finnes i offentlighetslovens § 2: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. 

Rødøy kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor
også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak.

Det er kommunens administrative leder som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven. Det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at
kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, kan arkivtjenesten likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forkant, dvs. i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå
unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Saksbehandler plikter i et hvert tilfelle å vurdere offentlighet, og rette opp eventuelle mangler i journalen. På denne måten sørger kommunen for en
god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven.

Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lov. 

Rutine for bruk og behandling av e-post

E-postmottaket 

Rødøy kommune har kun en offisiell e-postadresse, postmottak@rodoy.kommune.no.

Kommunens offisielle e-postmottak skal åpnes/betjenes av arkivtjenesten (eller av utpekt personale i overensstemmelse med arkivtjenesten) minst en gang daglig. Arkivverdig e-post skal importeres inn i
sak-/arkivsystemet og behandles etter gjeldende rutine.

Mottak av e-post

Saksbehandlere eller andre som mottar arkivverdig e-post på andre adresser enn kommunens offisielle e-postadresse, må selv sørge for at forsendelsen importeres i sak/arkivsystemet.

Dersom det i medhold av lov stilles krav om underskrift, skal e-post avvises.

Utsendelse av e-post

E-postforsendelse som ut fra sitt innhold må betegnes som saksdokument, skal importeres i sak/arkivsystemet. Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten dette gjelder selve meldingen eller
vedlegg. For elektronisk utsendelse skal man bruke sak/arkivsystemet, eventuelt SvarUt.

Dokument som er/kan unntas fra offentlighet bør man unngå å sende som e-post så langt det er mulig. Slike meldinger må krypteres eller sendes via sak/arkivsystemet, eventuelt SvarUt.
E-post skal ikke sendes til eksterne brukere dersom det er lovkrav til skriftlighet. Dette gjelder f.eks. forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16.

Telefaks

Mottak av telefaks

Forsiden av telefaksen leses for å finne mottaker (saksbehandler). Innkommet telefaks leveres mottaker (saksbehandler) så snart som mulig.

Hvis telefaksen er et saksdokument, skal faks scannes og importeres i sak/arkivsystemet.

Utsendelse av telefaks

Utgående telefaks som inngår i en saksbehandling, skal registreres som utgående post jfr. gjeldende rutiner. Saksbehandler er ansvarlig for at utsendelsen leveres arkivtjenesten, scannes og importeres i
sak/arkivsystemet.
Saker unntatt offentlighet sendes ikke som telefaks.

Saksfordeling og oppfølging

Når et dokument er importert i sak/arkivsystemet skal det videre fordeles til rett sak. Dersom sak ikke allerede eksisterer, må det opprettes. Saken formidles så til saksbehandler. Man kan enten
sende det ufordelt, dvs. at etatsleder får saken og viderefordeler til rett saksbehandler. Eventuelt kan man sende saken rett til saksbehandler om man vet hvem vedkommende er.

Personsensitiv post

Klientpost/pasientpost skal av sikkerhetsmessige grunner ikke føres inn i sak/arkivsystemet, men inntas i fagsystem for behandling (eks. omsorg, sosial, barnevern).

Ekspedering og registrering av utgående dokumenter

Saksbehandler har ansvar for å føre arkivkode på egenproduserte dokumenter.

Saksbehandler har ansvar for å knytte dokumentet til riktig sak. Eksisterer det ingen sak fra før av, skal saksbehandler opprette ny sak.
Saksbehandler skal også påføre referanser til andre saker dersom det er behov for det.

Kvalitetssikring av postbehandling

Kontroll av ferdigstilte saker

Arkivtjenesten kontrollerer at ferdigstilte saker har riktig offentlighetsvurdering og arkivkode.

Kontroll av offentlig journal

Kontroll forut for publisering/innsyn av offentlig journal går over flere faser:

- Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering.
- Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes.
- Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering/innsyn.

Det skal som hovedregel være to personer som leser over og kvalitetssikrer den offentlige journalen.