Outlook til ePhorte

Dokumenter kan importeres rett fra Outlook til ePhorte. Om man kjenner saksnummer kan saken søkes opp. Ny sak opprettes ved behov. Saksbehandlere kan selv importere e-poster og vedlegg, og legge disse rett inn i en sak. Ved behov kan man videresende e-post som skal journalføres til postmottak via funksjonen «videresend til arkivering».

Ny sak:

Når en ny sak opprettes skal følgende metadata påføres:

- Administrativ enhet, eventuelt også saksbehandler
- Sakstittel
- Eventuelt tilgangskode
- Arkivdel/ordningsverdi (k-kode, fødselsnummer, gårds- og bruksnummer, etc.) og verdi for klassering

Ny journalpost

Når et nytt innkommende dokument opprettes skal følgende metadata påføres: - Tittel (vær obs på eventuell tekst som skal graderes, journalposten må da være unntatt offentlighet)

- Administrativ enhet, eventuelt saksbehandler
- Journalføringsdato
- Eventuelt mottatt dato
- Dokumentdato
- Eventuelt tilgangskode
- Avsender (husk å eventuelt skjerme denne)
- Velg hva som er hoveddokument og hva som eventuelt er vedlegg. Vedlegg som ikke skal importeres må fjernes.

En del av metadataene fylles inn automatisk ved import fra Outlook til ePhorte. Sørg for at eventuelle endringer gjøres før importering fullføres. Vær obs på at rett dokumenttype er valgt, ellers vil feil metadata kunne bli registrert.

Skanning og importering

Arkivverdig post skannes inn i mappe på fellesområdet. Inngående forsendelser skal skannes i sin helhet. Med forsendelse menes hoveddokument og alle vedlegg som følger denne. Når dokumentene er skannet importeres de derfra og inn i sak-/og arkivsystemet.

Skanning av dokumenter utføres av arkivmedarbeidere som sikrer kvaliteten på det som skannes. Saksbehandlere har ikke anledning til å gjøre dette selv. Saksbehandlere kan kun importere elektroniske dokumenter fra fil, det vil si e-poster og vedlegg, samt filer rett fra egen datamaskin.

Kontroll av skanning:

Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres det at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at
det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Den som skanner har selv ansvar for å slette filene fra felles mappe i etterkant. Dette bør gjøres umiddelbart etter kontroll er foretatt.

Oppbevaring av skannede dokumenter:

Papir som er skannet skal oppbevares i tre måneder. Dokumentene legges i to bunker, en bunke for offentlige dokumenter og en for dokumenter unntatt offentlighet. Førstnevnte bunke kastes rett i papirsøppel, den andre bunken må makuleres. Dersom man er i tvil legges dokumentet i bunke for makulering. Ingen dokumenter kan kastes eller makuleres før man har forsikret seg om at det har kommet inn i sak-/og arkivsystemet.

Ny sak:

Arkivet eller eventuelt saksbehandler skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes en ny sak. Saksbehandlere og ledere har anledning til å opprette saker selv.

 Når en ny sak opprettes skal følgende metadata påføres:

- Sakstittel (pass på eventuell tekst som skal graderes, saken må da være unntatt offentlighet)
- Saksansvarlig
- Arkivdel/ordningsverdi (k-kode, fødselsnummer, gårds- og bruksnummer, etc.) og verdi for klassering. Velg eventuelt om klassering skal unntas offentlighet
- Eventuelt tilgangskode

Ny journalpost:

Når en innkommende journalpost opprettes skal følgende metadata påføres:

- Dokumenttype
- Tittel (pass også på eventuell tekst i tittel som skal graderes. For å kunne gjøre dette må dokumentet være unntatt offentlighet)
- Avsender (sjekk om navn eventuelt må graderes, f.eks. i bolig- eller ansettelsessaker)
- Saksbehandler
- Dokumentdato
- Journalføringsdato
- Eventuelt mottatt dato
- Eventuelt tilgangskode

Legg til dokument og eventuelle vedlegg. Pass på at de er vellykket importert.

Regler for titler

Generelt:

- Hva skal gjøres (eks. nybygg)/hvem (eks. navn)/hvor (eks. sted)
- Hva (kontormøter/hvem (eks. sykehjem)/periode (eks. 2015)

Bolig:

- Søknad om leie av kommunal bolig
- Søknad om forlengelse av leiekontrakt
- Oppsigelse av leiekontrakt

Stillinger:

- Søknad på stilling som sykepleier
- Oppsigelse av stilling
- Søknad om økt stilling
- Søknad om redusert stilling
- Søknad om permisjon fra stilling

Mapper:

- Ansettelsessaker (eks. rekrutteringssak helse -og omsorgsetaten - sykepleier. Rekrutteringssak Rødøy skole - fagarbeider/assistent)
- Personalmappe – Hans Hansen (eks.)
- Barnemappe – Anne Andersen (eks.)
- Elevmappe – Tom Larsen (eks.)

Husk å sjekke om personnavn skal graderes!

Titler skal reflektere dokumentet og sakens innhold. Viktig å bruke fullstendige ord, og unngå slurv. Må bruke gode søkeord for å kunne finne igjen dokumenter på et senere tidspunkt.

Kvalitetssikring

Man må være ekstra nøye med å sjekke dokumenter som er unntatt offentlighet. Spesielt gjelder dette saker om elever/barn, personalsaker, klientsaker, barnevernssaker, startlån, kommunale boliger, økonomisk rådgivning og regnskapskontroller.

Viktig å sjekke:

- Hva er hoveddokumentet?
- At avsender er riktig. Skal ikke stå privatpersoners navn når saken gjelder en virksomhet. Dette kan få konsekvenser når svar skal sendes.
- At tittelen gjenspeiler dokumentets innhold
- At en sak kan sammenlignes med selve saksomslaget. Saken må ha en tittel som avgrenser innholdet i saken. Hver sak har eget saksnummer
- At en journalpost beskriver hvem som er avsender, hvem som er mottaker, innholdstekst, om brevet er unntatt offentlighet og hvilken sak det tilhører.

Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter:

Arkivtjenesten skal daglig søke opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollere at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og klassering/arkivkode. Kontroll av skrivefeil i sakstitler og journalposttitler må også foretas.

Kvalitetssikring på høyeste nivå:

- Ta frem journalpost - Sjekk adressat
- Sjekk tilgangskoder
- Sjekk publiseringsknappen
- Sjekk om dokumentet er der, se etter vedlegg
- Sjekk klassering, sjekk om saken er under behandling

Kontroll av offentlig journal:

Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser:

- Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering.
- Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes.
- Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter.
- Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering. Postjournalen skal bestandig leses av to i arkivtjenesten for å sikre at man fanger opp eventuelle opplysninger som skal skjermes.